皆さん、こんにちは。虎の穴ラボの大場です。

本記事は2024 夏のブログ連載企画の4日目の記事になります。
前回はH.Hさんによる「Backlogをスクラム開発のタスク管理に最適化するためにした事」が投稿されています。 
次回はH.Kさんによる「気づいた人がやるタスク」をなんとかするためにマネージャーが実施した3つの施策 が投稿される予定です。

今回の記事では、リモートワークでチーム生産性を上げるため工夫していることを3つを紹介します。忙しい人は、まとめの方を

1. 自分の返信がボトルネックにならないようにする

タスクを進めているうちに、ふと別のメンバーに判断を仰ぎたいシーンがあるとします。私自身がそういった類のメッセージを受け取った時は、メンバーの作業が止まることを避けたいので、できる限り早めに返答を心がけています。（ミーティング中は難しい場合がありますが...）

Slackには絵文字でのリアクション機能が備わっており、即時に判断できる内容だった場合は、OKやNGのリアクションを即返し、後追いメッセージを送る時もあります。

開発メンバーは一人で複数のタスクを抱えている場合がほとんどですので、メッセージを投げたら返答がかえってくるまでの間に別のタスクに切り替えれば手待ち状態にはならないですが、人間はシングルタスクで仕事を進めた方が効率的だと思っています。

ただ、常にレスポンス最優先にしていると、今後は自分が進めたい作業に集中ができません... 受けて側としては、これは迅速なレスポンスが必要なのか、そもそも返信に考える時間が欲しいのかをメッセージをもとに判断する必要がありますが、リモートワークにおいて返信がくるまで「仕事が進まない！終わらない！」みたいな事が起きないよう気をつけています。

2.積極的にSlackのハドルミーティングを利用する

虎の穴ラボの通販チームの心得として「メッセージを3往復して結論が出ないなら直接会話した方が早い」というものがあります。それに加えて、はじめから直接会話した方が早そうな話題に関しては、Slackのハドルミーティングで相談しています。

例えば、1つ確認が取りたい事柄があった場合に、その結果次第で質問内容が分岐するシーンなどは、ハドルミーティングで話した方が早いと感じています。 PC画面を共有する機能もあるので、直接画面を見てもらって不具合の再現を共有したり、画面操作時の挙動についての相談等は明らかにメッセージのやり取りより高速です。

とはいえ、いきなり通話をかけられると自分のタスクの集中が途切れてしまうため、できるだけ通話による差し込みを避けたい方もいらっしゃいます。（いわゆる"フロー状態"になったら、それをできる限り維持したい。）

そこでメンバーに簡易なアンケートを実施し、メンバーの納得を得られる形で運用をしています。ハドルミーティング自体にもルールを設けて共通認識を持つようにし、長時間の通話にならないようにお互い気をつけるようにしています。

アンケート内容

ミーティングが入ってなければ即通話OK
事前連絡があればOK (何分後に可能ですか？など）
事前にスケジュールを抑えて欲しい

アンケート結果は全員が見れる場所に掲載しています。

はじめのうちは、どの人に対しては即通話OKかアンケート結果を見にいかないとわからないですが、一つのスクラムチーム規模(5人程度)であれば次第に慣れてくるかなと思います。

ハドルミーティングのルール

通話前に相手のスケジュールを確認
DMではなくチャンネル上でハドルミーティングを行う
10分以内に解散する
結論や次の行動をアウトプットする

私の所属しているチームでは、先ほどのアンケートに加えて上記のルールで運用しています。その他にも、相談内容のトピックと関連URLや資料を共有した上で通話を行うとスムーズです。

3. メンバーから見える場所にノウハウを共有する

公開しても問題ないプロダクトに関するノウハウは社内のwikiに吐き出すようにしています。

いきなり新規ページ作成を行うということはせずに、まずは叩き台として個人wikiに雑多に記入し、ある程度情報が溜まってきたら情報を整理して、別のページへ切り出すといった順で作成しています。

お気持ちとしては、チーム開発で、自分だけ知っている情報はリスクでしかないので、それを避けたいということと、メンバーが困った場合に、自分自身で必要な情報を探して解決できるような環境が整っていることを目指しています。

3-1.個人wikiに書き貯める

ここでの個人wikiは他の人からも参照可能な状態を指しています。はじめから人に見てもらう事を意識して綺麗に書こうとすると、記入に時間がかかってしまうので、個人wikiの方は本当に雑でも良いのでガンガン追記していくようにしています。やたらと長いページになってしまうと思いますが、気にせず、とにかく書き足します。

3-2.個人wikiから切り出して社内wikiへ昇格させる

個人wikiの方に同じカテゴリの情報が溜まってきたら、情報を切り出して新規ページへ昇格させるといったことをしています。他には、自身での参照頻度が高くなったと感じたタイミングで情報を切り出します。

ここではじめて、見出しをつけて見やすくしたり、箇条書きにして文章を整えたりします。工夫ポイントとしては、検索にヒットしやすいように、プロジェクトで使われている共通の用語を利用するように心がけています。表記揺れが起きている単語は検索用でキーワードを組み込む場合もあります。例としては、通販サイト(ECサイト) みたいな感じです。

今回はwikiを例に挙げましたが、ノウハウを書き出す場所はメンバーが閲覧および検索可能な場所であればどこでも良いかなと思います。

まとめ

1. 判断が必要なメッセージの返信を早くする

メッセージの返答は、自分の仕事とメンバーの仕事をどちらを取るかのバランスが難しいですが、個人的にはメンバーの仕事の滞りが無いようにする事を優先しています。

同時に自身が抱えている集中して取り組むべき作業にも支障が出ないようにする必要があるので、メンバーの障害を優先して取り除くためには、マネージャーはタスクを持ちすぎないようにするべきかと思います。

2. ハドルミーティングを積極的に活用

困った事があれば即時に解消できるよう、Slackのハドルミーティングを活用しています。各メンバーがどんな状況で通話を受けられるのかを把握するための事前アンケートを実施しつつ、時間制限やアウトプットに関して共通認識を持ってもらうような運用にしています。今回は突筆しませんでしたが、そもそも気軽に相談できるような雰囲気作りも大事なポイントだと感じています。

3. メンバーから見える場所に情報を共有する

他のメンバーから閲覧可能な個人wikiに情報を雑多に蓄積し、あとから整理して社内wikiとして展開するといった手順で情報を共有しています。ローカルPCのメモに書き貯める人もいるかなと思いますが、遠慮せず見える場所で共有することで他のメンバーの役に立つ可能性もあります。まずは個人wikiを作って、メモをする場所をそちらへ変えてみるというところから始めてみるのも良いと思います。「wikiがあって助かった！」みたいな嬉しい反応をもらえる事があるので、引き続き情報共有を積極的に行なっていきたいなと思います。