こんにちは、虎の穴ラボのK.Fです。虎の穴ラボでディレクターをしています。
この記事では、虎の穴ラボの一部サービスで使用している「Backlogを使った開発タスクの管理方法」をご紹介します。
Backlog使用の背景
これまで、日々のタスクはTrello、リリース管理表とタスク一覧表はスプレッドーシートなど、様々なツールで管理していた結果、多重管理が発生していました。
そこで、一元化と管理効率を上げるため＋元々別途使用していたBacklogの活用を考えました。
この記事では、Backlogでのタスク管理での必要な準備、考慮すべき点、実際に運用してみて困ったことなどを紹介させていただきます。
はじめに
Backlogではタスクのことを「課題」と表現します。
本課題では便宜上、「タスク」と「課題」の2つの表現が混じっていますが、タスク＝課題とご理解ください。
Backlogのおすすめポイント
- 親子課題の設定でタスクの細分化がしやすい
- 「カスタム属性」でサービスに適した項目を設定できる
- 課題一覧の表示順や表示するものを自由に変更できる（カスタム属性も反映される）
- 自動でガントチャートを作成してくれる（スケジュールの見える化）
- 「ボード」機能で日々のタスクも管理しやすい
タスク管理するにあたり必要な準備
課題登録ルールの作成
Backlogの機能を活用するためには、個々人の課題設定方法が統一されている必要があります。
そのため、課題毎に必須項目の指定、逆に入力しない項目の指定、リリースを延期する場合の課題の扱いなどを決めています。
「種別」「カテゴリー」の設定と種別定義の決定
Backlogでは種別毎などで絞り込みや集計ができますが、項目に不足があったり定義が曖昧だと、人によって設定がバラバラになり絞り込める意味が薄くなります。
また課題を登録する人も、定義が曖昧だと登録時点で迷ってしまい、時間の無駄につながります。
カスタム定義で必要な項目の追加
デフォルトで用意されている項目では不足がある場合は、必要な項目を事前に追加しておくと便利です。
例えば、優先度についてです。Backlogのデフォルトでは「高・中・低」の3種しかなく、どうしても大まかな優先度設定になってしまいます。
優先度をより細かく分類したい場合は、カスタム定義で「S・A・B・C...」などのセレクトボックスを用意することで代替できます。
虎の穴ラボでは、下記の項目を追加しています。
- 案件優先度選択セレクトボックス
- プルリクエストURL記入エリア
- 要件定義書URL記入エリア
また、カスタム定義でリリース日の項目を追加することも考えましたが、運用上使用されていなかった、マイルストーンをリリース日を記入するエリアとして使用しています。
マイルストーンを使うメリットは、ガントチャートの上部に反映される点です。
状態(ステータス)の設定
デフォルトでは4つの状態（未対応・処理中・処理済み・完了）が用意されており、合計12個の状態を設定できます。
ただし、この4つの状態名・並び順変更、削除はできませんので、それを前提にした運用ルールの作成が必要です。
虎の穴ラボでは、下記の項目を追加しています。
メモ・アイディア
案件化するかは不明だが、一旦覚書として残しておきたいものなどに使用しています。
バックログ（今月）
「ボード」機能で、当月の残タスクを確認するために使用しています。
月に一度、該当月期限のタスクをこちらに移動して管理しています。
ルーチン
特に「ボード」機能を使用する際にあると便利で、日次や週次で定期的に行うタスクに使用しています。
繰り返しタスクを個別に登録していると、手間＆無駄に課題が追加されてしまうため、用意しておくと便利です。
本日コミットメント
当日必ず実施するタスクに使用しています。日次でタスク共有する際に役立つ項目です。
リリース待ち
処理は終わっているがリリースまで完了に移したくないものに使用しています。
デフォルトで「処理済み」も存在しますが、これをレビュー待ちなどのステータスとして使用しているため、「リリース待ち」を別途設けています。
登録後のタスク管理
毎週、タスクの進捗状況と今後のタスクを確認、優先度を再調整する会を設けています。
具体的には、下記の項目を確認しています。
- 直近1～3ヶ月程度のタスク進捗確認、スケジュール調整
- ガントチャートを見ながら担当別のタスク状況確認
- 個別タスクの相談、確認事項協議
加えてBacklog導入の初期段階では、課題登録ルールの浸透しきっておらず、登録の不備が発生しがちです。
そのため正しい使い方がされているかも含めて確認をするようにしていました。
Backlogでタスク管理する際の課題
孫課題は設定できないため、親子課題に収まるように登録する必要がある
子課題をさらにブレイクダウンしてタスク分けしたいことがあると思いますが、Backlogではできません。
虎の穴ラボでは基本は子課題として登録するようにしていますが、細かくなりすぎる場合などは、子課題の概要欄に「チェックリスト機能」を使って代替しています。
親課題に1名の担当者しか設定できない
各案件には大抵ディレクター、エンジニア、デザイナーなど様々な担当がつきます。
子課題には単一の担当者を設定するので問題ないですが、親課題には1名しか登録できない関係で、該当案件に関わる全ての人を親課題から把握することができない問題があります。
登録した課題は、管理者権限がないと削除ができない
個々人がそれぞれ課題登録をするため、どうしても重複した課題が立ってしまうことがあります。
そのような場合でもメンバー権限では削除できないため、管理者へ削除依頼をする必要が出てしまいます。
まとめ
ポイントをまとめると下記のようになります。
- 日次タスク確認、全体スケジュール、タスク全量が一元管理できる
- カスタム定義でサービスにあわせた項目が追加できる
- 正しく機能させるには事前の準備（定義決めなど）が重要
まだまだ改善すべき点はあるものの、導入前の多重管理と比較とすると各段に管理しやすくなりました。
定義決めなど手間な部分はあるものの、メリットの方が大きかったと感じています。
少しでも導入の参考になれば幸いです。
P.S.
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